Rendez-youBescherming van persoonsgegevens (AVG)
Welke persoonsgegevens Rendez-you verwerkt, waarom, met wie ze worden gedeeld, hoe lang ze worden bewaard en hoe u uw rechten uitoefent.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
SMART FUND SRL, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Belgisch recht
Rue de l'Yser 406, 4430 Ans, België · KBO 1014.756.392 · btw BE 1014.756.392
Telefoon: +32 465 33 73 54 · E-mail: contact@salesplusplus.io
De organisatie waarbij een klant een afspraak maakt, is ook verantwoordelijk voor de gegevens die zij over haar klanten ontvangt (naam, contactgegevens, afspraak) en voor haar eigen activiteit gebruikt.
2. Verwerkte gegevens en doeleinden
| Categorie | Gegevens | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|---|
| Account | Voornaam, naam, e-mailadres, profielfoto (bij aanmelding met Google), gsm-nummer geverifieerd per sms, wachtwoord (alleen als hash, nooit leesbaar), taal, meldingskanalen | Het account aanmaken en beveiligen, u identificeren, u informeren over uw afspraken | Uitvoering van de overeenkomst |
| Klant zonder account | Anonieme sessie-ID; afhankelijk van de keuze van de organisatie: telefoon geverifieerd met sms-code, of voornaam, naam, telefoon en (optioneel) e-mail die u invult | Chatten zonder account, u bij het bevestigen identificeren bij de organisatie, u de opvolging van de afspraak sturen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Gesprekken | Berichten aan de assistent en zijn antwoorden | Uw aanvraag begrijpen en beantwoorden; betrouwbaarheid van de dienst | Uitvoering van de overeenkomst |
| Afspraken | Organisatie, dienst, teamlid, datum en uur, status, optioneel bericht aan de organisatie (max. 300 tekens), geschiedenis van bevestigde acties | Afspraken boeken, bevestigen, wijzigen, annuleren en eraan herinneren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Organisatie | Naam, adres, logo, diensten, prijzen, uren, voornamen en uren van het team, geblokkeerde tijdslots, instellingen (bevestiging, identificatie), websites die haar chatknop mogen tonen | De pagina van de organisatie publiceren en haar vrije tijdslots berekenen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Afspraken toegevoegd door de organisatie | Naam en contactgegevens van de klant, ingevuld door de organisatie | De agenda van de organisatie bijhouden (er wordt geen bericht naar de klant gestuurd) | Gerechtvaardigd belang van de organisatie |
| Google Agenda (organisaties, optioneel) | Toegangstoken, bezette periodes (enkel begin en einde), lijst van agenda's, door Rendez-you aangemaakte afspraken | Alleen vrije tijdslots voorstellen en de geboekte afspraken inschrijven | Toestemming, op elk moment intrekbaar |
| Abonnementslink van een agenda (organisaties, optioneel) | Het adres van de link (versleuteld), komende bezette periodes (enkel begin en einde, nooit de titel of inhoud van afspraken) | Alleen vrije tijdslots voorstellen | Toestemming, op elk moment intrekbaar |
| Meldingen | Verstuurde e-mails en sms'en, datum, afleverstatus | Afspraken en codes bevestigen, de verzending bewijzen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Contactformulier | Naam, e-mail, telefoon en organisatie (optioneel), onderwerp, bericht | Uw vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang (mensen antwoorden die ons schrijven) |
| Bescherming tegen robots | IP-adres en technische signalen van de browser, gecontroleerd door Cloudflare Turnstile bij het versturen van een sms-code, het aanmaken van een account of het schrijven van een bericht | Geautomatiseerde verzendingen en registraties voorkomen | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Technisch | IP-adres, browsertype, sessie-ID's, toegangs- en foutlogboeken | De dienst beveiligen, misbruik voorkomen, storingen verhelpen | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
Herkomst van de gegevens
- U, wanneer u Rendez-you gebruikt of ons schrijft.
- Google, als u zich aanmeldt met Google (naam, e-mail, profielfoto — niets anders) en, voor een organisatie die hem koppelt, Google Agenda.
- De organisatie, voor de afspraken die zij bevestigt, wijzigt, annuleert of zelf toevoegt.
- Meta (WhatsApp), wanneer u een WhatsApp-nummer van Rendez-you schrijft.
3. Artificiële intelligentie
Uw berichten worden door een taalmodel geanalyseerd om uw aanvraag te begrijpen en het antwoord te schrijven. Dat model draait op grafische processoren die SMART FUND SRL huurt: het is geen AI-dienst van derden, en uw berichten worden nooit gebruikt om een model te trainen. Data, uren en beschikbaarheden worden door de software berekend. Er wordt over u geen beslissing met rechtsgevolgen automatisch genomen: de organisatie houdt de controle over haar afspraken.
4. Gegevens van Google-gebruikers
Het gebruik door Rendez-you van informatie ontvangen via de Google-API's, en de overdracht ervan aan andere apps, voldoet aan het beleid van Google voor gebruikersgegevens van API-services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use):
- Gegevens van Google Agenda dienen enkel om de vrije tijdslots van de organisatie te berekenen en de via Rendez-you gemaakte afspraken te beheren. Rendez-you leest de titel, beschrijving of genodigden niet van afspraken die het niet zelf heeft aangemaakt.
- Google-gegevens worden nooit verkocht, nooit gebruikt voor reclame of om AI-modellen te trainen, en nooit door een persoon gelezen, behalve met uw uitdrukkelijke toestemming voor ondersteuning, voor de beveiliging of als de wet het vereist.
- Google-toegangstokens worden versleuteld opgeslagen. U kunt de toegang intrekken in uw omgeving of op myaccount.google.com/permissions.
5. Chatknop op de website van een organisatie
Wanneer een organisatie de chatknop van Rendez-you op haar website plaatst, verschijnt het gesprek in een venster dat door Rendez-you wordt geleverd, enkel op de websites die de organisatie heeft opgegeven. De website van de organisatie ontvangt de inhoud van het gesprek niet. De organisatie informeert haar bezoekers over deze dienst in haar eigen beleid.
6. WhatsApp
Op WhatsApp gebruikt Rendez-you het WhatsApp Business-platform (Cloud API) van Meta Platforms Ireland Ltd, volgens het WhatsApp-bedrijfsbeleid. Rendez-you schrijft u enkel over afspraken die u hebt aangevraagd, nooit reclame. U kunt op elk moment stoppen door het nummer te blokkeren of de verwijdering van uw gegevens te vragen.
7. Ontvangers
We verkopen of verhuren uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame. De site bevat geen advertentietrackers of analysetools van derden. Gegevens worden enkel gedeeld met:
| Ontvanger | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| De organisatie waarbij u boekt | Ontvangt uw naam, contactgegevens en de afspraak om u te bedienen | Haar eigen vestiging |
| Hetzner Online GmbH | Hosting van de servers en de database | Finland (EU) |
| Runpod, Inc. | Huur van de grafische processoren van het taalmodel (enkel tekst van berichten) | EU of Verenigde Staten |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Versturen van e-mails en sms'en, waaronder berichten van het contactformulier | Frankrijk (EU) |
| Cloudflare, Inc. | Domeinnamen en bescherming tegen robots (Turnstile) | Wereldwijd |
| Google Ireland Ltd / Google LLC | Aanmelden, Google Agenda, agenda-uitnodigingen | EU / Verenigde Staten |
| Meta Platforms Ireland Ltd | WhatsApp Business-platform | EU / Verenigde Staten |
Elke dienstverlener handelt in het kader van een verwerkersovereenkomst. Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, steunt dat op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Bewaartermijnen
- Gesprekken, meldingen en technische logboeken: 1 maand, daarna automatisch gewist.
- Gesprekken en sessies van klanten zonder account: 30 dagen.
- Verificatiecodes: enkele minuten (alleen hun hash wordt bewaard en daarna gewist).
- Account: zolang het bestaat; gewist binnen 30 dagen na uw aanvraag.
- Afspraken: bewaard in de agenda van de organisatie zolang zij Rendez-you gebruikt, zoals elk afsprakenregister; gewist samen met de organisatie.
- Toegang tot een agenda: tot de ontkoppeling of de verwijdering van het account; alleen komende bezette periodes worden bewaard.
- Contactformulier: het bericht wordt niet op onze servers opgeslagen; het blijft in onze mailbox zolang nodig om u te antwoorden en op te volgen, maximaal 3 jaar na het laatste contact.
- Gegevens die we wettelijk moeten bewaren (bijvoorbeeld facturen), worden gedurende de wettelijke termijn bewaard.
9. Beveiliging
Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden worden nooit opgeslagen: enkel een hash (scrypt), en een account wordt tijdelijk geblokkeerd na meerdere foute pogingen. Toegangstokens (Google, WhatsApp) en agendalinks worden versleuteld in de database bewaard. Iedereen ziet enkel zijn eigen gegevens, wat de database zelf afdwingt. De opvolgingslinks van een afspraak zijn ondertekend en openen enkel die afspraak.
10. Cookies en lokale opslag
Rendez-you gebruikt enkel het strikt noodzakelijke, zonder te aanvaarden banner: een sessie-ID in uw browser om u aangemeld te houden; een cookie „ry_app” die enkel aangeeft dat deze browser een sessie heeft, om uw omgeving meteen te openen; een cookie „ry_lang” met uw taalkeuze; een kortstondige cookie tijdens het koppelen van een Google Agenda. Cloudflare Turnstile kan technische browsergegevens lezen om na te gaan dat een persoon het formulier invult. Geen reclame- of analysecookies.
11. Uw rechten
Volgens de AVG kunt u inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw gegevens vragen, en bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. U kunt een toestemming op elk moment intrekken. Schrijf naar contact@salesplusplus.io, via het contactformulier (onderwerp „Persoonsgegevens”) of naar SMART FUND SRL, Rue de l'Yser 406, 4430 Ans, België. We antwoorden binnen een maand. Om uw gegevens te laten verwijderen, zie Gegevens verwijderen. Voor gegevens die een organisatie voor haar eigen activiteit verwerkt, wendt u zich ook tot haar.
U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
12. Minderjarigen
Rendez-you is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens over hen.
13. Wijzigingen
Elke wijziging van dit beleid wordt met haar datum op deze pagina gepubliceerd. Is ze belangrijk, dan verwittigen we accounthouders per e-mail voordat ze van toepassing wordt.